De kans is groot dat je weet dat e-mail niet bepaald het meest veilige medium is om persoonsgegevens te versturen. Maar wat zijn nu precies de gevaren en hoe deel je privacygevoelige data dan wel op een veilige manier? We leggen het graag aan je uit.
3 redenen waarom e-mail geen veilige vorm van communicatie is?
1. Onvoorspelbare route
De route die een e-mail aflegt via internet is onvoorspelbaar en passeert daarbij hoogstwaarschijnlijk gebieden waar andere wetgeving van kracht is dan in Nederland. Dat maakt e-mail vatbaar voor aftapping door partijen die niet onder Nederlandse (en Europese) wetgeving vallen. Kwaadwillenden kunnen zo toegang krijgen tot jouw informatie. En dat is natuurlijk niet de bedoeling.
2. Ongewenste kopieën
Een ander gevolg van die onvoorspelbare route is dat e-mailberichten langs onbekende servers geleid worden. Op de mailservers die je e-mail passeren kunnen ongewenste kopieën van de e-mail worden opgeslagen. De veiligheid van privacygevoelige informatie in je mails kan zo niet gewaarborgd worden.
3. Zonder slot geen beveiliging
Het meeste e-mailverkeer raast onversleuteld door de kabel. Met automatische versleuteling van e-mail los je dit wel op, maar er zijn maar heel weinig organisaties die hier gebruik van maken. Dat komt deels door gemakzucht, maar zeker ook door het onvriendelijke gebruik van encryptie van e-mail. Het gevolg is dat onversleutelde mails die onderschept worden, direct leesbaar zijn. En dat is precies niet de bedoeling.
Wat is dan wel veilig?
Dat e-mail dus niet het meest veilige medium is voor het versturen van persoonsgegevens is helder, maar hoe verstuur je persoonsgegevens dan toch veilig? Je zal immers regelmatig privacygevoelige documenten moeten uitwisselen. Uitprinten is hiervoor ook geen optie, want buiten het feit dat het heel omslachtig is, bestaat er ook de kans dat zo’n uitgeprint document kwijtraakt. Moeten we niet hebben! Digitale dossiers kunnen daarentegen wel een perfecte uitkomst zijn. Alle belangrijke documenten worden hierin online opgeslagen en zowel werkgever als medewerker kunnen waar en wanneer ze ook willen hun documenten raadplegen in hun eigen online omgeving.
