Kasten gevuld met papieren dossiers van je medewerkers en stapels papier op je bureau: is dat nog wel van deze tijd? Het antwoord daarop is simpel: nee. In de digitale wereld waarin we leven kan het allemaal een stuk efficiënter en veiliger. Voor startende bedrijven en nieuwe organisaties is dit wat simpeler, omdat zij natuurlijk niet belast zijn met een ‘papieren erfenis’ uit meerdere jaren. Zij gaan van start met een frisse administratieve organisatie, die volledig digitaal is. Als jouw bedrijf al wat langer bestaat, is de kans groot dat je jezelf bevindt in de overgangsfase richting een ‘paperless office’. Er gebeurt al veel digitaal, maar er zitten nog wel wat papieren ‘schakels’ tussen.
Wat hoort er thuis in een personeelsdossier?
Contracten, salariszaken, verslagen van functioneringsgesprekken en stamgegevens van werknemers worden regelmatig op verschillende manieren op verschillende plaatsen opgeborgen. Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het opbouwen én onderhouden van het personeelsdossier van je medewerkers. Van elke medewerker worden daarin zijn of haar stamgegevens vastgelegd, zoals NAW-gegevens en de datum van indiensttreding. Daarnaast moet ook aanvullende informatie opgenomen worden, zoals een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker, waarop het documentnummer, pasfoto en het BSN duidelijk zichtbaar zijn. Dit identiteitsbewijs mag niet verlopen zijn. Het personeelsdossier hoort ook een getekende arbeidsovereenkomst te bevatten, al dan niet aangevuld met wijzigingen, inclusief functiebeschrijving. Ook bespreek je, als het goed is, regelmatig het functioneren van medewerkers. Verslagen hiervan horen ook thuis in de personeelsdossiers. Als je het zo leest, valt één ding direct op: het personeelsdossier bevat erg veel privacygevoelig informatie.
[download_resource_block]
Veilig documenten opslaan, met een archief- en audittrailfunctie
Aangezien het personeelsdossier veel persoonsgegevens bevat is de privacy hiervan vanzelfsprekend en van groot belang. Met een digitaal dossier in Loket.nl kun je er zeker van zijn dat je voldoet aan de laatste wet- en regelgeving en dat de beveiliging van documenten gewaarborgd is. Dossiers worden op een veilige plaats in de cloud bewaard, volgens een logisch structuur opgebouwd en afhankelijk van je functie en toegekende autorisatie heb je inkijk- of bewerkrechten. Het uitwisselen van documenten verloopt op deze manier via een veilig digitaal spoor, mét een archief- en audittrailfunctie. Dit zorgt ervoor dat je altijd inzicht hebt in wie welk document heeft gezien. Een stuk veiliger dan het mailen of op papier bewaren van dit soort privacygevoelige documenten.
