Als trainer en verantwoordelijke voor de servicedesk bij Van Spaendonck’s administratiekantoor CoPilot is de jaarovergang ook voor Harrie Schoondermark best een ‘spannende tijd’. Al neemt Loket.nl wel veel werk uit handen volgens Harrie. We gaan dan ook met hem in gesprek om te horen waar Loket.nl hem (en zijn collega’s) zo goed bij ondersteunt, welke gouden tip Harrie heeft voor iedere salarisadministrateur en waar hij naar uitkijkt in 2022 op het gebied van salarisadministratie.
Harrie, de hoeveelste jaarovergang is dit voor jou?
“Dit jaar wordt de tweede jaarovergang met Loket.nl. Hiervoor was ik werkzaam bij een kantoor waar we werkten met een ander salarissysteem. Dan merk je toch wel degelijk verschil als het op zo’n jaarovergang aankomt. In het andere systeem moesten we veel meer handelingen verrichten en dat is in Loket.nl wel anders. Ondanks dat de jaarovergang altijd ‘spannend’ is, werkt het in Loket.nl best eenvoudig. Neem bijvoorbeeld het cao-onderhoud, dat is echt wel een unique selling point van Loket.nl hoor. Het is niet dat ik een verkooppraatje wil houden, maar bij andere systemen werkt dat niet zo. Daar moet je voor de cao-regelingen zelf aan de bak om alles up-to-date te krijgen. Loket.nl neemt deze zorg dus helemaal uit handen.”
Wat doen jullie bij CoPilot om de HR- en salarisadministratie optimaal in te richten en een jaarovergang zo soepel mogelijk te laten verlopen?
“Hoe krijgen we met minder mensen meer gedaan? Die vraag stellen we onszelf regelmatig. We kijken welke zaken efficiënter kunnen en gaan daarmee aan de slag. Niet omdat we met minder mensen op de afdeling willen zitten. Verre van zelfs! Maar we willen er wel naartoe dat we ons meer kunnen focussen op de klant, in plaats van op de administratieve processen. We maken bijvoorbeeld veel gebruik van de collectieve functionaliteiten in Loket.nl. Die acties voeren we uit op vaste tijdstippen. Als je processen efficiënt ingericht zijn, heb je daar ook tijdens zo’n jaarovergang echt profijt van.”
Welke gouden tip moet iedere salarisadministrateur kennen met betrekking tot de jaarovergang?
“Begin op tijd met je planning en maak, samen met je collega’s, een stappenplan. Loop de werkzaamheden van dit stappenplan ook punt voor punt af. Met aandacht en met toewijding. En heb je de jaarovergang gedaan? Maak dan altijd wat proefberekeningen met betrekking tot een aantal verschillende pensioenregelingen. Zo reken je de nieuwe percentages en grondslagen na voor een aantal verschillende medewerkers. Kijk, de sociale premies en de loonbelasting die geloof ik uiteraard. Dat staat in een tabel en bij een bepaald bedrag wordt een waarde uit de loonbelastingtabel bevestigd door het systeem. De aanpassingen van de pensioenpercentages en grondslagen is echter toch handwerk. En daarbij is het een perfecte manier om ook de rekenmethodiek van een bepaald fonds te leren begrijpen.”
Waar kijk je naar uit in 2022 op het gebied van salarisadministratie?
“Ik kijk natuurlijk erg uit naar de ontwikkelingen van (het vernieuwde) Loket.nl. Niet alleen voor mezelf, maar zeker ook voor onze klanten. Hoe meer klanten we blij kunnen maken en werk uit handen kunnen nemen, hoe enthousiaster wij ook zijn. We verwijzen nu al steeds meer werkgevers door naar de nieuwe versie en krijgen ook positieve reacties. Het doel voor begin 2022 is dan ook dat al onze klanten in de nieuwe versie werken.”
