Een veteraan als het op jaarovergangen aankomt, dat is onze Peter Remmers. Heb je wel eens contact met de Helpdesk van Loket.nl? Dan is het bijna ondenkbaar dat je Peter nog nooit hebt gesproken. Hij is immers al bij Loket.nl betrokken sinds de start van de applicatie. Peter heeft dan ook, in zijn werkzame bestaan bij Loket.nl, al heel wat jaarovergangen langs zien komen en weet alles van valkuilen, verkeerde aannames én onmogelijke vragen rondom de jaarovergang.
Vertel eens Peter, je hoeveelste jaarovergang wordt dit?
“Zo dat is even denken. Het zijn er al heel wat geweest. Bedoel je voor Loket.nl of in het algemeen? Bij Loket.nl maak ik de jaarovergangen al mee sinds de start van de applicatie, maar voordat Loket.nl bestond, heb ik ook al heel wat jaarovergangen meegemaakt. Ik denk in totaal zo’n 35.”
Welke vraag wordt het meest gesteld tijdens de jaarovergang?
“Dat is steevast ieder jaar het hetzelfde: wanneer kan ik afsluiten? Dat is de eerste vraag die veel kantoren stellen. En ook is er altijd de paniekvraag: o jee, ik heb al afgesloten en ik moet nog iets verlonen voor 2021. Wat zijn nu de consequenties voor loonaangiften en pensioenaangiften? Het blijft toch een ‘spannend’ moment voor salarisadministrateurs, zo’n jaarovergang. Natuurlijk is het voor ons geen enkel probleem om deze vragen te beantwoorden. Wel zorgen we er ieder jaar weer voor dat we deze informatie al ruim van te voren communiceren via ons helpdeskportaal.”
Is het klantcontact tijdens de jaarovergang anders dan normaal en heb je daar een voorbeeld van?
“Ja, er komen in zo’n periode zeker meer vragen en er is veel meer telefonisch klantcontact. Niet gek natuurlijk, want voor veel klanten is het een procedure die maar één keer per jaar plaatsvindt. Daarnaast zijn het met name nieuwe accountantskantoren, die voor het eerste jaar met Loket.nl werken, die je tijdens de jaarovergang het meeste aan de telefoon hebt. We nemen hen dan aan de hand mee en leggen uit hoe het werkt.”
Welke tip wil je iedere klant meegeven om de jaarovergang goed door te komen?
“Ik denk dat het heel belangrijk is dat klanten ervan op de hoogte zijn dat eigenlijk alle informatie omtrent de jaarovergang op ons helpdeskportaal te vinden is. En komen klanten er dan bijvoorbeeld toch niet helemaal uit? Neem dan zeker contact op met ons in plaats van zelf te gaan te ‘hobbyen’.”
Wat is je gekste jaarovergang ervaring?
“Nou het is niet direct een ervaring, maar iets wat de meeste klanten niet weten en dat is wel een goede om te delen. Het tijdstip van de jaarafsluiting is altijd ’s nachts, tussen 03:00 en 03.15. En waarom is het ’s nachts? Het systeem moet namelijk helemaal plat en weer opnieuw starten om het nieuwe jaar te openen. Dit kan voor bepaalde omgevingen wel een half uur in beslag nemen. Het is dus ondenkbaar dat we dit overdag zouden doen”, legt Peter uit.
“Een gekke vraag die ik wel eens krijg is: kan ik de jaarovergang nog annuleren? Ik vraag mezelf dan altijd af: waarom zou je dat willen? Als je nog iets moet doen, kun je dit na de jaarovergang nog steeds doen.”
Wat moet je als administrateur absoluut niet doen tijdens de jaarovergang?
“Schiet vooral niet in de stress! Het is belangrijk dat we de klanten erop blijven attenderen dat de jaarafsluiting eigenlijk niet heel complex is. Het nieuwe jaar wordt opengezet en de jaaropgaven worden aangemaakt. Meer is het niet. Vaak ontstaat er stress omdat nog niet direct op 1 januari het hele verloningstraject kan worden afgewikkeld. Maar die pensioenaangiften en loonaangiften hoeven ook nog niet op 6 januari binnen te zijn. Als je 15 jaar geleden een jaarovergang deed, kan ik mezelf voorstellen dat je misschien stress had. Om dan na de jaarovergang alle processen goed uit te voeren, had je zo ongeveer een boekwerk nodig zo dik als het telefoonboek van Tilburg. Nu met Loket.nl is de jaarovergang veel eenvoudiger”, vertelt Peter met een lach.
