Meer dan de helft van het mkb werkt nog met roosters in Excel, losse berichten en afspraken die vooral in hoofden zitten. Terwijl de technologie om dat slimmer te organiseren allang bestaat, schrijft Marc van Gaal, directeur van Loket. ‘De kracht van het mkb zit in de korte lijnen en flexibiliteit. Maar precies daar ontstaat ook de kwetsbaarheid: processen leunen vaak op handwerk en informele afspraken.’
Elke maand opnieuw zien we het gebeuren in het mkb. Een medewerker geeft zijn of haar overuren door via WhatsApp. De leidinggevende stuurt het door per mail. HR zet het in een Excel. Aan het einde van de maand gaat dat bestand naar het accountantskantoor. Daar wordt het handmatig ingevoerd. Eén wijziging levert vier overdrachtsmomenten op, en dan maar hopen dat niemand een tikfout maakt.
Maar deze vorm van HR- en salarisadministratie loopt op zijn einde. En sneller dan we misschien denken. Wie nu zijn werkwijze niet aanpast, doet dat straks alsnog onder flinke druk.
Mkb vecht tegen eigen kracht
Het mkb heeft een unieke werkcultuur. Korte lijnen, persoonlijk contact, snel schakelen. Die informaliteit is een echte kracht. Je weet bij wie je moet zijn en iedereen draagt bij. In veel mkb-bedrijven draagt één medewerker meerdere petten tegelijk.
Die veelzijdigheid is bewonderenswaardig, maar je kunt er niet op bouwen als je wilt groeien. Want wat gebeurt er als die ene medewerker die alles bijhoudt ziek wordt? Of vertrekt? Dan valt naast je collega een heel systeem weg. Een systeem dat draaide op persoonlijke kennis, geheugen en goede wil en niet op een proces.
In veel sectoren wordt nog gewerkt met handmatige roosters, losse berichten en informele afspraken. Trage processen die groei en continuïteit in de weg staan. Ik zie wat het dagelijks kost.
Structurele fouten
Bij handmatige data-invoer ligt de foutmarge rond de één procent. Dat klinkt beheersbaar, maar één procent op honderd mutaties per maand, maand na maand, wordt snel een stapel herstelwerk. Correcties achteraf, gesprekken met medewerkers over een verkeerde loonstrook, tijdverlies bij de accountant. Kortom: frustratie aan alle kanten.
Uit onze eigen data bij Loket blijkt dat bij ruim 11 procent van de salarisverwerkingen in het mkb achteraf mutaties nodig zijn, wat leidt tot minimaal één extra correctieronde. Correcties als deze zijn in veel gevallen direct te herleiden naar handmatige invoer in de keten.
Dat zijn helaas geen uitzonderingen, maar het is hoe het systeem werkt. En de ondernemer voelt het. Zo blijkt uit onderzoek van Van Spaendonck dat 41 procent van de mkb-ondernemers aangeeft te veel tijd kwijt te zijn aan administratieve lasten. Meer dan vier op de tien! Maar iedereen accepteert het, omdat het ‘nu eenmaal zo werkt’.
Daarnaast ligt het verwachtingspatroon hoger dan ooit. Mensen zijn gewend geraakt aan directe feedback, transparantie en gemak. Een pakket dat langer dan een dag onderweg is, voelt al als vertraging. Een hotel met minder dan vier sterren wordt niet geboekt. Die verwachting nemen medewerkers mee naar hun werk. En daar hebben ze te maken met formulieren, wachttijden en handmatige processen.
Wat er nu mogelijk is
Het kan anders. De technologie bestaat namelijk al en wordt vandaag al ingezet. De vraag is alleen wie er op tijd mee aan de slag gaat. Dat er iets moet veranderen, voelen ondernemers zelf ook: 31% ziet kansen in digitalisering en AI, maar weet nog niet hoe ze dat moeten inzetten. De technologie loopt voor op het begrip ervan. Dat is precies het gat dat gedicht moet worden.
Medewerkers kunnen HR-zaken bij Loket inmiddels zelf regelen via een intuïtieve app en een HR-buddy. Weg met alle formulieren en geen mails meer naar HR.
Een medewerker geeft aan dat hij is verhuisd. Of vraagt: “Mijn zus gaat trouwen, krijg ik daar een vrije dag voor?” De HR-buddy begrijpt de context, geeft direct antwoord en verwerkt de actie meteen. Inclusief de vervolgvragen die anders niemand stelt, zoals of de reiskostenvergoeding moet worden aangepast. Eén handeling en nul overdrachtsmomenten. Dit is beschikbaar voor elke mkb-organisatie.
AI kan processen begeleiden, context begrijpen en systemen met elkaar verbinden. Meer dan de helft van de vragen die mensen aan AI-systemen stellen, begint met “hoe doe ik”. Mensen zoeken begeleiding en dat is precies dat is wat deze technologie toevoegt op de werkvloer. Ook voor medewerkers die geen HR-kennis hebben.
Het mkb krijgt daarmee iets dat voorheen alleen weggelegd was voor grote organisaties: slagkracht. Door slimmer te werken met technologie en de mensen die er al zijn.
De grootste verandering is voor de accountant
Hier wil ik even bij stilstaan. Want hoewel dit stuk het mkb raakt, verandert er het meest voor de accountant en salarisprofessional. Het routinewerk verdwijnt.
Waar je als accountant nog het verschil maakt? Dat verschuift naar controle, inrichting en advies. De accountant is straks een bewaker van het systeem en een adviseur die vooruitkijkt. Iemand die zijn klant helpt de juiste processen in te richten, in plaats van maandelijks de schade te herstellen van een proces dat nooit goed was ontworpen.
McKinsey concludeert dat organisaties het huidige personeelstekort alleen kunnen opvangen door slimmer te werken, met automatisering en AI die medewerkers ondersteunen. Dat geldt voor zowel mkb zelf, als de kantoren die het mkb bedienen.
Het kan en mag niet zo zijn dat administratie groei vertraagt, medewerkers frustreert en professionals van de ene naar de andere herstelklus jaagt. Het goede nieuws: de technologie om dat te veranderen bestaat al.
