Een nieuwe HR- en salarisapplicatie implementeren klinkt misschien vooral als een technisch project. Maar voor Kevin draait het om de mensen die ermee gaan werken.
“Je kunt software nog zo goed inrichten, maar uiteindelijk moeten mensen er fijn mee kunnen werken. Pas als een klant vertrouwen krijgt in het nieuwe systeem, is een implementatie voor mij echt geslaagd.”
Als consultant bij Loket begeleidt Kevin accountants- en administratiekantoren tijdens hun overstap. Hij denkt mee over de inrichting, geeft trainingen en helpt klanten op weg naar de livegang. Daarbij combineert hij zijn ervaring in salarisadministratie met zijn technische kennis van Loket.
Van gebruiker naar consultant
Kevin werkt al sinds 2009 met Loket. Niet als consultant, maar als salarisadministrateur bij een middelgroot accountantskantoor. In die periode stapte zijn toenmalige werkgever over naar Loket. Kevin ontdekte dat hij niet alleen het salarisvak interessant vond, maar juist het technische werk achter de schermen trok zijn aandacht.
Hoe richt je een systeem zo in dat processen logisch verlopen? Welke instellingen passen bij een organisatie? En hoe zorg je ervoor dat gebruikers straks gemakkelijker kunnen werken?
“Ik vond het leuk om met die vragen te puzzelen. Niet alleen salarissen verwerken, maar ook nadenken over hoe je het werk slimmer kunt organiseren. Toen later de vacature voor consultant bij Loket voorbijkwam, hoefde ik niet lang na te denken.”
Inmiddels werkt Kevin iets meer dan één jaar bij Loket. De ervaring die hij aan de andere kant van de tafel opdeed, gebruikt hij nu dagelijks om klanten te begeleiden.
Expertise begint met goed luisteren
Volgens Kevin zit de meerwaarde van een consultant niet in het uit het hoofd kennen van iedere cao of regeling. Die informatie kun je opzoeken. De echte waarde ontstaat wanneer je die kennis vertaalt naar een inrichting die klopt én aansluit op de praktijk van een klant.
Daarom begint Kevin niet meteen met de inrichting in Loket. Eerst wil hij begrijpen hoe een kantoor werkt, welke klanten het bedient en waar medewerkers in de dagelijkse praktijk tegenaan lopen.
“Iedere organisatie werkt anders. De ene klant wil declaraties via Loket laten verlopen, terwijl een andere organisatie daar al een apart systeem voor gebruikt. Hetzelfde geldt voor verlof of tijdregistratie. Je moet daarom eerst goed luisteren en de juiste vragen stellen.”
Pas daarna kijkt hij samen met de klant naar de mogelijkheden binnen Loket. Zo ontstaat geen standaardinrichting, maar een werkwijze die past bij de organisatie.
“De inrichting is het fundament waarop je verder bouwt. Hoe beter je daar in het begin over nadenkt, hoe prettiger en overzichtelijker het later werkt.”
Geen dag verloopt precies zoals gepland
Kevins werkdagen hebben een vaste start, maar zelden dezelfde invulling. Hij begint met zijn mailbox, Teams en agenda en bepaalt welke afspraken en vragen die dag als eerste aandacht nodig hebben. Zijn agenda helemaal volplannen, doet hij bewust niet.
“Er gebeurt altijd wel iets onverwachts. Een klant heeft een vraag, een collega loopt ergens tegenaan of je ontdekt tijdens een implementatie iets wat je liever vandaag oplost dan volgende week. Daarom houd ik altijd ruimte vrij om te kunnen schakelen.”
De combinatie die hem energie geeft
De ene dag geeft Kevin een training, de andere dag begeleidt hij een implementatie of kijkt hij mee met een specifieke klantvraag. Soms springt hij bij op de helpdesk. Op een ander moment duikt hij juist in journaalposten, workflows of de inrichting van verlof.
Juist die afwisseling maakt het werk volgens Kevin zo leuk. Bovendien werkt hij samen met collega’s uit verschillende teams binnen Loket, waardoor hij veel ontwikkelingen van dichtbij meemaakt.
“Geen dag is hetzelfde. Je bent bezig met software en salaris, maar ook met processen, samenwerking en de mensen die ermee werken. Juist van die combinatie word ik blij.”
Een zachte landing in een nieuw systeem
Voor klanten is een overstap naar nieuwe software vaak ingrijpender dan vooraf gedacht. Zeker wanneer iemand al vijftien jaar met hetzelfde pakket werkt. Het gaat niet alleen om andere knoppen, maar ook om nieuwe processen en een andere manier van werken.
Kevin begeleidt klanten daarom stap voor stap. Hij weet uit eigen ervaring hoeveel er bij zo’n overstap op mensen afkomt. Daarom vindt hij het belangrijk dat klanten de ruimte krijgen om te wennen, vragen te stellen en vertrouwen op te bouwen in de nieuwe manier van werken.
“Wij noemen dat een zachte landing. Je wilt niet alles tegelijk bij een klant neerleggen, want dan worden mensen overspoeld. We bouwen het rustig op, zodat gebruikers begrijpen wat er verandert en steeds meer vertrouwen krijgen in Loket.”
Die persoonlijke begeleiding is volgens hem minstens zo belangrijk als de technische inrichting. Tijdens het traject bespreekt hij regelmatig met de klant hoe het gaat, welke vragen er leven en waar extra ondersteuning nodig is. Daarbij is hij ook eerlijk over wat wel en niet mogelijk is.
“Soms kan iets niet precies op de manier die een klant voor ogen heeft. Dan kijk ik vooral naar wat wél kan. Vaak komen we samen tot een andere oplossing die net zo goed, of soms zelfs beter, aansluit. Dat meedenken hoort voor mij echt bij het werk.”
Afstemmen op de praktijk
Wat Kevin mooi vindt, is dat dezelfde software voor iedere organisatie anders kan werken. Een transportbedrijf heeft andere processen en behoeften dan een kantoororganisatie. Door goed te luisteren, ziet hij snel welke keuzes passen en welke informatie gebruikers echt nodig hebben.
“Je kunt veel afstemmen op de praktijk van een organisatie. Daardoor zien gebruikers vooral wat voor hen relevant is en kunnen ze sneller prettig werken.”
Soms zit het verschil in kleine dingen. Bijvoorbeeld in bedrijfsgegevens die automatisch worden aangevuld of een kenteken waarmee Loket de benodigde gegevens voor een auto van de zaak ophaalt.
“Dat lijken kleine hulpjes, maar daar hebben salarisadministrateurs iedere dag profijt van.”
“Tevreden klanten, daar doe je het voor”
Na iedere implementatie kijkt Kevin samen met de klant terug. Werkt het zoals vooraf bedacht? En wat merkt de klant daarvan in de praktijk?
“Laatst zei een klant tijdens de evaluatie: ‘We merken nu al dat we tijd besparen.’ Daar doe je het voor. Uiteindelijk wil je dat klanten niet alleen tevreden zijn over de implementatie, maar vooral over hoe ze daarna iedere dag met Loket werken.”
Want hoe technisch zijn werk soms ook lijkt, voor Kevin draait het uiteindelijk om mensen. Om goed luisteren, samen oplossingen vinden en klanten helpen om iedere dag prettiger met Loket te werken.
