Hoe zorg je ervoor dat je organisatie zo soepel en efficiënt mogelijk functioneert? Een van de manieren is om met een stofkam door je processen te gaan. Daarbij stel je jezelf bij elk proces een essentiële vraag: doen de juiste mensen hier wel de juiste dingen op de aangewezen manier en doen ze dat ook binnen en reële hoeveelheid tijd? Wanneer je repetitieve handelingen tegenkomt, kan automatiseren een goede oplossing zijn! Zo ook binnen jouw HR- en salarisadministratie.
Kijk maar eens naar de documenten die opgenomen zijn in je personeelsdossiers. Heel wat documenten zijn grotendeels hetzelfde. Denk aan arbeidsovereenkomsten, leaseregelingen en formulieren die gebruikt worden bij functioneringsgesprekken. Het enige wat ze van elkaar onderscheidt, is dat ze gepersonaliseerd zijn. Dit personaliseren van documenten kan ook eenvoudig automatisch plaatsvinden. Toch zien we nog veel organisaties waarbij dit niet of nauwelijks gedaan wordt. Zonde!
Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?
Met Loket.nl kun je automatisch documenten genereren. Pak even een arbeidsovereenkomst als voorbeeld. Je maakt een sjabloon of template aan in Word. Dit template upload je in Loket.nl en kun je vervolgens gebruiken wanneer je een arbeidsovereenkomst moet maken. Alle persoonlijke gegevens, die al eerder geregistreerd zijn in Loket.nl, worden automatisch ingevuld en met één druk op de knop is je arbeidsovereenkomst gereed. Zo hoef jij persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, salaris, functie, etc. niet meer zelf over te typen en dat scheelt behoorlijk wat tijd.
Next step
Zodra de arbeidsovereenkomst klaar is, wordt het document ook direct opgeslagen in het digitale personeelsdossier van de medewerker. En nog mooier: vanaf dat moment kan ook de medewerker het document inzien via het Werknemerloket. Om er zeker van te zijn dat het gegenereerde document eruitziet zoals je voor ogen hebt, kan er gebruik gemaakt worden van de ‘previewfunctionaliteit’. Dan weet je zeker dat documenten eruitzien zoals bedoeld, voordat ze worden vastgelegd in het dossier.
Zet je met het automatisch genereren van documenten een grote en belangrijke stap zet in de verdere professionalisering van je HR- en salarisadministratie? Zeker weten! Omdat er nagenoeg geen handjes meer aan te pas komen, neemt de kans op fouten drastisch af. Bovendien zitten worden ook automatisch de bewaar- en vernietigingstermijnen van deze documenten in de gaten gehouden. Zo kun je er helemaal zeker van zijn dat je niet alleen efficiënt, maar ook compliant werkt.
