Al sinds 1888 ben je voor sieraden, diamanten en horloges bij Schaap en Citroen Juweliers aan het juiste adres. De snelle groei die ze sinds de overname van 2009 doormaken en het hebben van meerdere vestigingen, brengen de nodige uitdagingen met zich mee. “We hebben een daadkrachtig systeem nodig om uren te registreren en te accorderen en de HR- en salarisadministratie eenvoudig en efficiënt uit te voeren”, vertelt Ellen van den Heuvel, HR Manager bij Schaap en Citroen.
Sinds een aantal jaar werkt Schaap en Citroen samen met accountantskantoor Flynth, o.a. op het gebied van de HR- en salarisadministratie. “Flynth maakt voor al haar klanten van Flynth werkgeversservice al jarenlang gebruik van Loket. Na het zien van de voordelen van Loket, waren ze bij Schaap en Citroen direct enthousiast”, vertelt Martie Hegger van Flynth. Ellen van den Heuvel en Merel Overdijk, HR Managers bij Schaap en Citroen, voeren zelf in principe de HR- en salarisadministratie uit. “We hebben wel altijd contact met Flynth rondom salarisdeadlines en natuurlijk als we tegen vragen aanlopen”, zegt Merel. Ellen vult aan: “Het fijne is dat we een vast contactpersoon hebben bij Flynth en daar werken we heel prettig mee samen. Hij houdt ons ook proactief op de hoogte als er bijvoorbeeld een wijziging in de cao is of als er nieuwe features aan Loket zijn toegevoegd.”
Reiskosten of parkeerkosten declareren: een fluitje van een cent
Door het gebruik van Loket merkten Merel en Ellen al snel dat ze een efficiencyslag maakten. “Het is een logisch systeem, steekt goed in elkaar. En we zien ook dat er steeds meer handigheidjes worden toegevoegd, zoals laatst voor de transitievergoeding. Ook voor medewerkers ziet de app, het Werknemerloket, er overzichtelijk uit. Ze kunnen daar hun loonstroken vinden en declaraties, zoals reiskosten of parkeerkosten indienen”, zegt Merel. Het indienen van declaraties is echt een belangrijke voor Schaap en Citroen. Met name storedirectors en assistent storedirectors maken regelmatig reiskosten en parkeerkosten voor de zaak. “Die dienen ze dan eenvoudig in via de app en dat wordt direct doorgeschoten naar onze CFO. Na goedkeuring van hem, wordt het automatisch meegenomen in de salarisadministratie”, legt Ellen uit.
Nu nog een personeelsplanningssysteem
Hoe makkelijk Loket ook is voor het verwerken van de salarisadministratie, Schaap en Citroen was daarnaast ook hard op zoek naar een applicatie waarmee ze eenvoudig diensten kunnen inplannen en werktijden kunnen registreren. Om dubbele werkzaamheden te voorkomen was de koppeling met Loket een pré. Na een demo van Dyflexis, was de keuze snel gemaakt. “Het was precies wat we zochten: een gebruiksvriendelijke applicatie, makkelijk personeelsplanningen maken en gewerkte uren worden doorgeschoten naar Loket.”
“Gewerkte uren worden met één druk op de knop vanuit Dyflexis doorgeschoten naar Loket”
“Onze storedirectors maken de roosters voor hun stores in Dyflexis. Via een inkloksysteem klokken alle medewerkers in zodra ze binnenkomen en klokken ze uit wanneer ze klaar zijn met werken. Dat zijn de geregistreerde uren. De storedirectors accorderen deze uren en zorgen ervoor dat alle gewerkte uren voor een bepaalde datum in de maand allemaal kloppend in het systeem staan. Vanaf dat punt doen Ellen en ik de rest. De gewerkte uren worden vanuit Dyflexis doorgeschoten naar Loket. Super fijn en het scheelt ons zoveel tijd. Ik weet nog dat roosteren, plannen en invoeren in de salarisadministratie echt een tijdrovend proces was. En dat iedere storedirector ook nog eens in een Excel documentje alles bijhield, compleet overbodig als je het me nu vraagt”, vertelt Merel.
Meer tijd voor medewerkers én de klant
Voor zowel Merel en Ellen als de storedirectors is er door het gebruik van Loket en Dyflexis veel tijd gewonnen. “Gegevens overtypen is echt verleden tijd en de salarisadministratie verwerken in Loket gaat eenvoudig. Zo hebben we bijvoorbeeld ook uren die extra beloond worden, zoals op zondag werken, automatisch in het systeem staan. De tijdwinst zorgt ervoor dat wij ons veel meer bezig kunnen houden op het HR-vlak en meer aandacht voor onze medewerkers hebben. Storedirectors hoeven nu minder handmatige handelingen uit te voeren om een correcte planning te maken. En laten we eerlijk zijn: hoe minder tijd ze in de stores aan zulke werkzaamheden kwijt zijn, hoe meer aandacht ze de klanten kunnen geven. En dat is waar het allemaal om draait. De klant staat op één”, legt Ellen uit. Zoals Dyflexis zegt: “Time for bigger plans!”
