Wanneer een vertrouwenspersoon inschakelen?
Als een medewerker gebukt gaat onder discriminatie, pesterijen, seksuele intimidatie of zelfs geweld kan dit leiden tot ernstige consequenties. Het resultaat hiervan kan zijn dat je personeelslid ontsnapt uit de situatie door voor een andere werkgever te kiezen en jouw organisatie dus te verlaten. De kans is dan groot dat jij dan niet te weten komt dat er sprake is van een onveilige werkomgeving binnen jouw bedrijf waardoor deze situatie opnieuw kan ontstaan. Daarnaast is het goed mogelijk dat je personeelslid gebukt gaat onder de negatieve impact, waardoor deze medewerker gezondheidsschade krijgt die je natuurlijk wil voorkomen. Ongewenste omgangsvormen kunnen klachten van psychische en lichamelijke aard tot gevolg hebben en soms een combinatie van beide.
Naast dat dit heel erg vervelend is voor de medewerker, heeft dit ook nadelen voor jou als werkgever. Je medewerker gaat hierdoor minder goed presteren, meldt zich in sommige gevallen ziek of raakt zelfs arbeidsongeschikt, als de pesterijen of problemen te lang aanhouden. Bij een dergelijke situatie kan de vertrouwenspersoon een belangrijke rol spelen. Niemand is gebaat bij een onveilige sfeer op de werkvloer. Zorg dat je als werkgever een melding van je personeel altijd serieus neemt. Toon begrip voor de situatie en breng ze in contact met de vertrouwenspersoon op de werkvloer. Zorg ook dat je medewerkers de vertrouwenspersoon zelf weten te vinden, wanneer zij de problemen (nog) niet bij de leidinggevende willen melden.
Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is iemand die goed kan luisteren, begrip toont, empathisch is en laagdrempelig kan worden benaderd. Deze persoon is daarnaast onafhankelijk. De juiste kandidaat moet voldoen aan deze eigenschappen om bij conflicten vertrouwen uit te stralen en het personeelslid te helpen. De medewerker die een beroep doet op de hulp van deze persoon moet ervan uit kunnen gaan dat wat ze bespreken in vertrouwen wordt behandeld. De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op en brengt het probleem van je medewerker goed in kaart. Het is de taak van de aangestelde vertrouwenspersoon om jouw personeel op te vangen bij blootstelling aan ongewenste omgangsvormen of conflictsituaties. De bevoegdheden van een vertrouwenspersoon bestaan uit:
- het voeren van gesprekken
- het inschakelen van deskundigen van buitenaf
- uitleg geven over de werkwijze van de vertrouwenspersoon
- adviseren van het management over ongewenst gedrag
Voorlichting en voorzorg door vertrouwenspersoon
Ongewenste situaties op de werkvloer zijn in veel gevallen te voorkomen, als de vertrouwenspersoon voorlichting geeft binnen jouw organisatie. De informatie is bedoeld voor alle lagen binnen je bedrijf. Van bestuur en management tot aan de medewerkers op de werkvloer. Door bespreekbaar te maken wat wordt bedoeld met ongewenste omgangsvormen zal een ieder weten waar de grens ligt bij het benaderen van een collega of medewerker. Het voordeel van grootschalige kennisoverdracht is dat iedereen op de hoogte is van de regels en omgangsvormen. Hierdoor zal een persoon sneller worden aangesproken bij het vertonen van grensoverschrijdend gedrag en kan ongewenst gedrag snel worden gestopt.
Geheimhoudingsplicht vertrouwenspersoon
Hoewel er voor de verkregen informatie een geheimhoudingsplicht geldt, vervalt deze plicht bij een zaak die voor de rechter komt. Zorg dat jouw medewerkers goed op de hoogte zijn van de mogelijkheid om bij problemen direct contact te zoeken met de aangestelde. Dit voorkomt verergering van de situatie en daar hebben zowel jij als je medewerker baat bij. In alle gevallen is vertrouwen het sleutelwoord om de gedupeerde van een conflict in actie te laten komen.
