Urenregistratie: waarom?
Het heeft verschillende voordelen om serieus werk te maken van de urenregistratie van je medewerkers. Urenregistratie geeft je namelijk meer inzicht in de aanwezigheid en afwezigheid (denk aan: ziekte, vakantie, Arbeidsduurverkorting-uren) van je medewerkers. Als de urenregistratie van je medewerkers goed geregeld is, weet je precies wie er hoeveel werkt. Misschien tijd om bepaalde medewerkers te vragen iets meer te werken, en andere juist om een stapje terug te doen.
Goede urenregistratie heeft een ander voordeel voor jou als werkgever: door je medewerker zelf de verantwoordelijkheid te geven, hoef je niet iemand op de HR-afdeling te vragen om hierop toe te zien. Dat scheelt weer werk.
Bovendien heeft urenregistratie toegevoegde waarde om meer inzicht te krijgen in projectplanning en kosten. Dat kan helpen winstmarges te optimaliseren. Waar het op neerkomt: werk maken van urenregistratie heeft voordelen.
Is urenregistratie medewerkers verplicht?
Je bent als werkgever verplicht om rekening te houden met bepaalde maximale arbeidstijden en rusttijden. Dat is een regel die geldt voor alle landen binnen de EU. Deze regel houdt in dat je verplicht bent de tijden dat je medewerkers werken, bij te houden. Dit is eigenlijk alleen mogelijk als je doet aan urenregistratie. Want: als je niks vastlegt, kun je ook niet controleren hoe het zit met arbeidsuren en rust. Hoe zit het in Nederland?
Arbeidstijdenwet: arbeids- en rusttijden registreren
De Nederlandse Arbeidstijdenwet geeft duidelijk te kennen dat de werkgever verplicht is de arbeids- en rusttijden van zijn medewerkers te registreren. Wat moet je in elk geval vastleggen?
- Begin- en eindtijd werkdag
- Pauzes
- Ziekte-uren
- Vakantie-uren
- Overuren
Hieronder volgt wat uitleg bij een paar termen uit de Arbeidstijdenwet:
Rusttijden. Na een werkdag moet je medewerker verplicht minstens 11 uur rusten. Uitzondering: een keer per week mag dat minstens 8 uur zijn. Je medewerker moet ook per week 36 aaneengesloten rusturen krijgen (bijvoorbeeld het weekend).
Arbeidsuren. Het maximaal aantal arbeidsuren per week is 60, met een maximum van 12 uur per dag. Overigens mag je medewerker niet elke week 12 uur per dag werken.
Uitzonderingen. De wet Arbeidstijdenbesluit laat ruimte voor uitzonderingen per sector, bijvoorbeeld als een medewerker nachtdiensten draait.
Wettelijke informatie:
Boetes
Een werkgever die niet aan urenregistratie van zijn medewerkers doet, kan een boete krijgen. Hij houdt zich in dat geval namelijk niet aan wat de Arbeidstijdenwet zegt over dit onderwerp. Boetes kunnen oplopen tot € 10.000, een fiks bedrag dus! Toch zijn er nogal wat onduidelijkheden over dit onderwerp.
Waaraan moet urenregistratie voldoen?
De Arbeidstijdenwet geeft verder geen informatie over het systeem dat een werkgever moet gebruiken voor de urenregistratie van zijn medewerkers. Het wordt dus aan jou als werkgever overgelaten welk systeem je gebruikt om deze uren te registreren. Tip: gebruik in elk geval een systeem voor urenregistratie. Kijk gewoon welk systeem voor jou werkt. Tussen onze koppelingen kun je geschikte partijen vinden.
Oplossingen voor urenregistratie medewerkers
Wat is de beste manier om de werkuren van je medewerkers bij te houden? Gelukkig hoef je als werkgever niet het wiel uit te vinden. Er zijn heel wat softwarepakketten op de markt die je hierbij een handje kunnen helpen.
Online inklokken
Het voordeel van zulke softwarepakketten is dat je alles op één plek terug kan vinden. De tijd begint te lopen zodra je medewerker inlogt, of online ‘inklokt’. Vervolgens kan de medewerker direct aangeven aan welk project hij of zij werkt. Je registreert dus niet alleen de uren van je medewerker, maar je maakt ook inzichtelijk hoeveel uren er gaan zitten in een bepaald project.
Urenregistratie medewerkers: een goed idee
Urenregistratie is veel meer dan een wettelijke verplichting. Werkgevers die dit goed aanpakken, hebben daar veel voordelen van. Je voorkomt dat je medewerkers meer werken dan toegestaan is en dat je een boete krijgt voor het niet registreren van de arbeidsuren. Maar je hebt ook het voordeel dat je veel beter inzicht krijgt in je werkelijke kosten. Hierdoor wordt het makkelijker om te sturen op cijfers en je winstmarge gezond te houden. Urenregistratie is zoveel meer dan alleen maar weten hoeveel tijd je medewerkers aan het werk zijn: als je het goed inzet, maakt het de hele organisatie sterker.
