Waarom deze vergoeding voor thuiswerken?
Werken vanuit huis kan ontzettend veel voordelen met zich meebrengen, maar ook enkele nadelen. Een van die nadelen is dat het kan zorgen voor extra kosten voor medewerkers. De verwarming moet vaker aan, de koffie en thee zijn voor eigen kosten en er wordt meer toiletpapier verbruikt. Op dagelijkse basis zijn dat geen schrikbarende kosten, maar op jaarbasis kan dit behoorlijk oplopen. Medewerkers vragen hier vaak terecht een compensatie voor en veel werkgevers zijn ook bereid hierin mee te gaan. Zeker wanneer thuiswerken meer de norm gaat worden. En dat zal het gaan worden, zo blijkt ook uit onderzoek. Ongeveer 60 procent van de bedrijven geeft aan dat er waarschijnlijk minimaal twee dagen per week vanuit huis gewerkt gaat worden.
De thuiswerkvergoeding vóór 2022
De thuiswerkvergoeding is in 2022 geïntroduceerd. Voor 2022 was zo’n vergoeding voor medewerkers nog volledig belast. De enige manier om als werkgever onbelast mocht te kunnen vergoeden, was op basis van de werkkostenregeling, ook wel de WKR. Zo ook de inrichting van een goede en Arbo-verantwoorde werkplek. Denk hierbij aan zaken als een bureaustoel, een computer of laptop, een telefoon en andere noodzakelijke aankopen.
De thuiswerkvergoeding in 2026
Met de invoer van de onbelaste thuiswerkvergoeding wil het kabinet thuiswerken verder (blijven) stimuleren, omdat het ook een positief effect heeft op het milieu. Er wordt minder naar en van het werk gereisd en daarmee belasten we het milieu minder. Met de thuiswerkvergoeding per 2022 hebben werkgevers de mogelijkheid om een thuiswerkvergoeding uit te keren, zonder dat deze wordt belast. Deze regel ziet er in 2026 als volgt uit:
- De onbelaste thuiswerkvergoeding was in 2025 €2,40 per dag. In 2026 is dit €2,45 per dag.
- Over deze thuiswerkvergoeding van €2,45 hoef je als werkgever geen loonheffing te betalen, dit kan onbelast worden uitgekeerd aan de medewerker.
- De thuiswerkvergoeding houdt verband met de reiskostenvergoeding. Let op: je mag niet de onbelaste thuiswerkvergoeding én de onbelaste reiskosten vergoeding op één dag betalen.
Thuiswerkbeleid en afspraken rondom thuiswerkvergoeding 2026
Hoeveel dagen er dan wordt gewerkt vanuit huis en hoeveel dagen medewerkers op kantoor dienen te verschijnen is uiteraard afhankelijk van de afspraken die worden gemaakt met medewerkers en natuurlijk van jouw wens als werkgever. Op basis van deze dagen kun je dan ook een beleid opstellen en daarin ook opnemen hoe kantoor- en thuiswerkdagen worden geregistreerd. Werken medewerkers een vast aantal dagen op kantoor? Dan kun je gaan voor een vaste vergoeding. Is het elke week verschillend? Werk dan bijvoorbeeld op basis van declaratie.
Het kan ook voorkomen dat een medewerker een deel van de dag op kantoor werkt en de rest van de dag vanuit huis. De medewerker heeft dan uiteraard gewoon recht op een reiskostenvergoeding, maar maakt daarnaast ook kosten voor het thuiswerken. In dat geval mag je als werkgever niet kiezen voor een onbelaste thuiswerkvergoeding én een onbelaste reiskostenvergoeding. Er moet dan een keuze worden gemaakt. Uiteraard mag dan wel de meest voordelige keuze worden gemaakt, maar beide vergoedingen onbelast uitkeren is niet mogelijk.
