Salarisadministratie kost namelijk veel tijd. In deze tijd kun jij je niet richten op het runnen van jouw bedrijf. Daarnaast heb je veel vakkennis nodig om je eigen loonadministratie te doen, want dit is complexe materie. Zo moet je onder andere weten hoe je jaaropgaven opstelt, hoe je bruto- en nettoloonberekeningen maakt en hoe je de aangifte loonheffingen indient. Een gespecialiseerd accountants- of administratiekantoor kan je dit niet alleen uit handen nemen, maar er ook voor zorgen dat je geen dure fouten maakt. De professional kent namelijk de fiscale en sociale wet- en regelgeving op zijn of haar duimpje. Deze regels veranderen continu.
Wanneer is salarisadministratie uitbesteden interessant?
Salarisadministratie is een vak apart. De meeste bedrijven besteden de salarisadministratie dan ook uit aan een accountants- of administratiekantoor. Je kunt ervoor kiezen om een deel in eigen hand te houden en een deel uit te besteden, of de complete administratie door zo’n kantoor te laten uitvoeren. Veel middelgrote bedrijven die 50 of meer medewerkers in dienst hebben, kiezen ervoor om een eigen salarisadministrateur in dienst te nemen of om een afdeling (salaris)administratie op te zetten. Hiermee halen ze de benodigde specialistische kennis in eigen huis.
Voordelen van salarisadministratie uitbesteden
Het grote voordeel van salarisadministratie uitbesteden is dat dit jou gigantisch veel tijd scheelt. Veel ondernemers komen chronisch tijd tekort omdat ze proberen veel taken binnen het bedrijf zelf op te pakken. Jij kunt je beter richten op jouw corebusiness. Hier ligt niet alleen je talent, maar voeg je ook de meeste waarde toe. Wil je bijvoorbeeld groeien met jouw bedrijf? Dan is het zonde als deze groeiambities verwaarloosd worden doordat jij te veel vastzit in de uitvoering.
Daar komt bij dat de administratie van salarissen veel specialistische kennis vereist. Een fout kan je duur komen te staan en daarbij verandert de wet- en regelgeving regelmatig. Door een specialist in de hand te nemen en de salarisadministratie uit te besteden weet je zeker dat de taak goed, snel en nauwkeurig uitgevoerd wordt. Het vereist een investering, maar kan je op de langere termijn zeker geld besparen.
Volledig uitbesteden van salarisadministratie
Er zijn verschillende manieren waarop je de salarisadministratie kunt uitbesteden. Voor deze verschillende manieren kun je allemaal terecht bij accountantskantoren die met Loket.nl werken.
Bij de volledige salarisadministratie uitbesteden geef je al het werk rondom de administratie uit handen. Het enige dat je nog hoeft te doen is de urenstaten en personeelsmutaties bijhouden en doorgeven. Het accountants- of administratiekantoor richt de complete administratie voor je in, regelt de loonaangiftebelasting en verstuurt de loonstroken en jaaropgaven. Op het moment dat er iets verandert in de verplichte CAO voor jouw bedrijfstak of in de wet- en regelgeving, wordt dit door het kantoor verwerkt in de administratie. Jij hebt hier dus helemaal geen omkijken meer naar.
Salarisadministratie uitbesteden: gedeeltelijk
Zijn er bepaalde taken die je liever zelf blijft doen en weer andere die je wilt uitbesteden? Dan is het mogelijk om dit gedeeltelijk uit te besteden waarbij je samen met het accountants- of administratiekantoor de taken verdeelt. Zo kun je bijvoorbeeld het administratiekantoor verantwoordelijk maken voor het berekenen van het salaris, het verzenden van de loonstroken en het opstellen en verzenden van de jaaropgaven. Zelf kun je dan de salarisbetaling in eigen hand houden, evenals de loonbelastingaangifte en de afdracht van loonheffingen.
Accountants- en administratiekantoren die dit soort diensten aanbieden werken hiervoor met HR- en salarissoftware zoals Loket.nl. Aan jouw kant heb je dan toegang tot je eigen online-salarisadministratie. Het grote voordeel van deze variant is dat je zeer flexibel bent. Zo heb je op ieder gewenst moment inzicht in de administratie en kun je zelf allerlei mutaties online invoeren. Daarnaast kun je via het Werknemerloket ook je medewerkers toegang geven zodat zij zelf verlofaanvragen kunnen doen en declaraties kunnen indienen in het systeem.
De kosten van salarisadministratie uitbesteden
De tarieven voor salarisadministratie uitbesteden verschillen per accountants- of administratiekantoor. Je kunt uitgaan van prijzen vanaf €5,00 per medewerker. Sommige administratiekantoren hanteren een staffel waardoor je goedkoper uit bent met meer medewerkers in dienst. Het tarief per medewerker daalt dan.
Alleen naar de directe kosten gekeken, ben je met salarisadministratie uitbesteden duurder uit dan wanneer je zelf de volledige administratie zou doen. Hier zitten echter wel verborgen kosten achter, van de tijd die je kwijt bent aan de administratie tot het aanschaffen van fiscale vakliteratuur of het volgen van een cursus over salarisadministratie. Ook het maken van fouten kan je geld kosten want dit kan een boete van de Belastingdienst opleveren. Voor accountants- of administratiekantoren is het hun vak en zal het maken van een fout dan ook (bijna) nooit voorkomen.
