Wanneer je medewerkers in loondienst hebt ben je verplicht een dossier aan te leggen om de gegevens in te bewaren. Dit wordt in veel gevallen gedaan door een HR-medewerker. Heb je veel medewerkers in dienst? Dan zal je merken dat dit steeds een grotere klus wordt. Aan de gegevens in de personeelsdossiers hangen bewaartermijnen en daarnaast moet de informatie altijd inzichtelijk zijn voor de medewerker. Het is belangrijk hierin secuur te zijn: medewerkers hebben op grond van artikel 35 Wet Bescherming Personeelsgegevens (WBP) altijd recht op inzage van het personeelsdossier en daar mogen geen dingen inzitten waarvan ze niets weten. Zaken zoals bijvoorbeeld geloof, seksuele geaardheid, lidmaatschap of gezondheid (ziekteverzuim uitgesloten) horen niet thuis in personeelsdossiers.
De inhoud van een personeelsdossier
Een personeelsdossier bestaat uit verschillende onderdelen die je als volgt kunt onderscheiden:
- Het individuele personeelsdossier
- Het salarisdossier
- Het collectief personeelsdossier
Wat die drie onderdelen aan informatie bevatten, wordt hieronder nader toegelicht.
Het individuele personeelsdossier
In het individuele personeelsdossier zitten de persoonsgegevens. Dit zijn de basisgegevens van een medewerker zoals naam, functie, geboortedatum, adres en datum van indiensttreding. Dit zijn standaardgegevens die overzichtelijk te bewaren zijn. Daarnaast zijn er ook optionele gegevens die aan het personeelsdossier toegevoegd kunnen worden.
Verplichte gegevens (indien van toepassing):
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Adres
- Telefoonnummer
- Geboorteplaats
- Huwelijkse staat
- Kopie van het identiteitsbewijs
- Bank- of gironummer
- Sofinummer
- Functieomschrijving
- Werkvergunning bij een medewerker uit het buitenland
- Rechtspositie
- Arbeidsovereenkomst en afspraken
- Ondertekende verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Waarschuwingen en klachten
De optionele gegevens zijn:
- Curriculum Vitae en sollicitatiebrief
- Diploma’s en certificaten (kopieën)
- Toekomstige cursussen
- Diversen zoals bijvoorbeeld aantekening van adreswijziging
- Het salarisdossier
In het gedeelte voor de salarisadministratie zijn per medewerker de gegevens te vinden die betrekking hebben op loon, uitkeringen en toeslagen. Ook de gegevens die de Belastingdienst interessant vindt, kunnen hier gevonden worden. Hieronder volgt een opsomming van de gegevens die voor de salarisadministratie het belangrijkst zijn:
- Auto van de zaak
- Onkostenvergoeding (bijvoorbeeld telefoonkosten en woon- / werkverkeer)
- Bonusregeling
- Spaarregelingen
- Bedrijfslening
- Loonbelastingverklaring
- Collectieve ziektekostenverzekering
Het collectief personeelsdossier
Het collectief dossier bestaat uit gegevens van alle medewerkers bij elkaar. Dit onderdeel is dus niet zozeer persoonsgebonden. In het collectief personeelsdossier zitten:
- Kopieën van de persoonsgegevens per medewerker
- Meldingen van ziekte en herstel
- Vakantieregistraties per medewerker
Vertrouwelijk
Personeelsdossiers bevatten gegevens van vertrouwelijke aard. Met het oog op de privacy moet hier voorzichtig mee omgegaan worden. Alleen de werkgever en de medewerker mogen en moeten inzage hebben. Door de digitalisering worden digitale personeelsdossiers steeds vaker gebruikt. Ook in Loket.nl is het creëren van een digitaal dossier een optie. En dankzij de koppeling met de Document Hub weet je zeker dat de gegevens veilig staan opgeslagen.
Wet bescherming persoonsgegevens
De eerder genoemde Wet Bescherming Persoonsgegevens omschrijft wanneer én aan wie informatie over de medewerker mag worden vrijgegeven. Informatie verstrekken aan derden wordt alleen gedaan wanneer:
- De gegevens nodig zijn op grond van een wettelijk voorschrift, zoals de Belastingdienst.
- De gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst met de medewerker. Hierbij kun je denken aan een contract voor een leaseauto.
Bewaartermijn personeelsdossier
Voor personeelsdossiers gelden regels en richtlijnen voor het bewaren hiervan. Deze bewaartermijnen worden gesteld door onder andere de AVG. Maak je gebruik van Loket.nl en is documentmanagement geactiveerd? Dan worden deze bewaartermijnen heel gemakkelijk automatisch voor je in de gaten gehouden en persoonsgegevens op tijd vernietigd.
