Aardappelen, een zak geschrapte wortelen, tartaartjes, een half tarwe brood en een stuk kaas. Of je boodschappen doen nu wel of geen pretje vindt, het moet gebeuren. Je zal immers eten en drinken in huis moeten hebben. En zo is het ook met de personeels- en salarisadministratie binnen organisaties: het moet gebeuren. Personeelsgegevens dienen juist en veilig vastgelegd te worden en medewerkers moeten iedere periode weer hun salaris ontvangen. Met o.a. het thuisbezorgen van boodschappen, de laagste prijzen van Nederland, service met een glimlach en het grote assortiment maken de Jumbo supermarkten het winkelen voor iedereen een stuk leuker en gemakkelijker! En laat Loket.nl de HR- en salarisadministratie voor medewerkers van Jumbo nu ook een stuk leuker en eenvoudiger maken. “Er gaat zoveel geautomatiseerd, ik heb er geen omkijken naar. Super fijn”, vertelt Denise Rustwat, HR-medewerker bij Jumbo Jim Koster in Reeuwijk.
Bekijk de video hier!
De adviserende rol pakken
Sinds 2016 bedient BDO Retail Accounting zo’n 200 vestigingen van Jumbo. “Wij wilden een nieuwe dimensie aan de samenwerking toevoegen. We wilden administratief werk uit de winkel halen, de ondernemers goed voorzien van managementinformatie en gemak bieden”, aldus Ben Evers, Adviseur bij BDO. BDO biedt de ondernemer een hoogwaardig managementinformatiesysteem, genaamd Analytics. Door middel van koppelingen met andere systemen, zoals Loket.nl en R&R, is er veel data beschikbaar in Analytics. Het biedt een ondernemer alle benodigde informatie om heel gericht te kunnen sturen op omzet, marge, derving en uiteraard personeelskosten. “Dat stelt ons in staat om echt de adviserende rol te pakken en te adviseren daar waar het moet”, vertelt Ben enthousiast.
Het HR dossier is volledig gevuld en toegankelijk voor de werknemer
“Met 150 medewerkers in dienst, kun je niet alles op een kladblaadje bijhouden”
Over de adviserende rol van BDO is Denise erg te spreken. “We hebben echt een mooie samenwerking. En als ik vragen heb, kan ik altijd contact opnemen met mijn contactpersoon van BDO.” Ook specifiek op het gebied van loonverwerking of HR heeft Denise een vast aanspreekpunt waarbij ze altijd terecht kan. Door de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie en door veel geautomatiseerde processen, is Denise echter zeer zelfredzaam in Loket.nl.
“Met 150 medewerkers in dienst, kun je niet alles op een kladblaadje bijhouden”, lacht Denise. Daarnaast komen er regelmatig nieuwe medewerkers in dienst en heb je ook te maken met bijvoorbeeld vakantiekrachten. “Bij het aannemen van nieuwe medewerkers, meld ik de medewerker aan in Loket.nl. In principe zijn er dan al veel standaardvelden gevuld. Ik kan in het begin al aangeven of het gaat om een hulpkracht, parttimer of fulltimer. Dan vul ik de NAW-gegevens van de nieuwe medewerker in. Omdat er al zoveel dingen gestandaardiseerd zijn in de applicatie, komt er eigenlijk automatisch een arbeidscontract uitrollen. Daar hoef ik zelf niets aan te doen. De cao zit er direct aan vast. En op het moment dat ik de geboortedatum invoer, hangt er gelijk een eerste salaris conform cao aan. Op verjaardagen wordt ook automatisch een verhoging gedaan. En verloopt een contract? Dan krijg ik van tevoren een signaal in Loket.nl. Ik ervaar het als bijzonder prettig dat daar allemaal over nagedacht is.”
Altijd inzicht in de actuele roosters en eenvoudig diensten ruilen
“Als een werknemer is aangemeld in Loket.nl, komt hij automatisch de volgende ochtend in R&R en kunnen we die medewerker dus al gaan inplannen op de roosters”, vertelt Denise. Door de koppeling tussen Loket.nl en R&R wordt er automatisch data, zoals gewerkte uren en personeelsgegevens, tussen de twee systemen uitgewisseld. “Wij maken wekelijks de roosters in R&R. Medewerkers werken met een kloksysteem. Dus als ze binnenkomen klokken ze in en als ze naar huis gaan, klokken ze uit. Dit wordt vastgelegd in R&R”, legt Denise uit. Natuurlijk controleert Denise de uren wel globaal of er geen gekke dingen in zitten. “Iedere dinsdagochtend stel ik de uren vast. Op dat moment worden de uren ook doorgezonden naar BDO voor de salarisuitbetaling.” Die salarisuitbetaling vindt iedere vier weken plaats bij Jumbo Jim Koster.
“Door de koppeling tussen Loket.nl en R&R wordt er automatisch data, zoals gewerkte uren en personeelsgegevens, tussen de twee systemen uitgewisseld.”
“R&R is een software programma waarmee we eigenlijk de juiste medewerker op de juiste plek op de juiste tijd willen inplannen, maar ook tegen de juiste kosten. Dit is met name belangrijk om inzicht te geven in de loonkosten en de productiviteit”, legt Femke Koster van R&R uit. Doordat Loket.nl en R&R gegevens met elkaar uitwisselen op het gebied van uren en planningen, kan dit verwerkt worden in de uiteindelijke betaling van de medewerkers en op de loonstrook. “En met de R&R job app hebben medewerkers altijd inzicht in de actuele roosters en kunnen zij eenvoudig diensten ruilen. Heel handig”, vertelt Femke.
Transparantie en heel veel duidelijkheid
De loonstroken worden voor de medewerkers beschikbaar gesteld in het Werknemerloket. “Het personeel kan digitaal in Loket.nl om gegevens op te halen, zoals de loonstrook, jaaropgaven en andere dingen die zij belangrijk vinden”, vertelt Ben. Ook arbeidscontracten, beoordelingsgesprekken, verlengingen etc. kunnen medewerkers hier raadplegen in hun digitale personeelsdossier. “Wij houden, in verband met de privacywet, de complete personeelsdossiers bij in Loket.nl. We hebben niets meer op onze eigen pc staan. Ik upload alles gelijk in Loket.nl in het digitale dossier van de werknemer”, aldus Denise. Ben vult aan: “Het HR dossier is op dat moment ook volledig gevuld en toegankelijk voor de werknemer. Je creëert daar transparantie mee en heel veel duidelijkheid.”
